Activiteitenwijzer

1. HET IDEE

Volgende vragen moeten beantwoord worden:

Wat gaan we doen? Wanneer gaan we dit doen? Hoe gaan we het aanpakken?
Ideetjes zijn gemakkelijk op papier of in het hoofd maar zijn ze ook haalbaar, realistisch en is er interesse voor ?
Maak eventueel een werkgroep. Zorg ervoor dat iedereen betrokken wordt en delegeer taken
Tip: spreek er met de federatie over

Past deze activiteit bij ons, hebben we er genoeg kennis voor, ligt het in de lijn van de werking van onze vzw?
Welke methodiek gaan we hiervoor gebruiken (feest, workshop, uitstap, infosessie,…)
Wat willen we bereiken ?
Probeer creatief te zijn

Zijn er andere organisaties die rond hetzelfde werken en er eventueel al ervaring in hebben of kunnen jullie elkaar aanvullen?
Kan er samengewerkt worden?
Is er een win win voor iedereen?

Wie wil je aanspreken met de activiteit ? Kinderen ? Vrouwen? Volwassen ? ,…
Hoeveel deelnemers verwachten jullie?
Hebben zij specifieke kenmerken/noden die de activiteit beïnvloeden ? bv Taal, budget, mobiliteit, kinderopvang …

Grootte van zaal in functie van het soort activiteit
Bereikbaarheid met openbaar vervoer of wagen. Is er parkeergelegenheid?
Wat is de prijs van de zaal?
Is er eventueel een keuken nodig?
Zijn er tafels, stoelen, elektriciteit, wifi, ..
Mag je eigen drank en eten meebrengen?
Wat zijn de regels voor gebruik?
Kijk eerst of de zaal beschikbaar is en reserveer. Hiervoor heb je vaak volgende gegevens nodig : naam van de vzw, naam van de activiteit, naam en contact van de verantwoordelijke, datum, begin en einduur, programma, verwacht aantal deelnemers…
Is het een buitenactiviteit ? Kijk dan of er een vergunning nodig is. Is het het juiste seizoen?
Is het geen feestdag ? Kijk of het niet in een vakantie ligt, of juist wel.

Zijn er subsidies nodig en/of mogelijk ?
Zet alle kosten op een rijtje/ bekijk dan alle uitgaven en mogelijke inkomsten. Is het haalbaar?
Moeten deelnemers betalen ?
Mogelijke uitgaven: Communicatie (folders, telefoon, posters); zaal; sprekers, culturele groep, moderator; vrijwilligers, verplaatsingskosten; huur materiaal; aankoop klein materiaal (ingrediënten, drank, bordjes, bestek, tafelkleedjes…); catering, fotograaf; bus of ander vervoersmiddel; decoratie; bedankingen, verzekeringen; sabam; onvoorziene kosten,…

Mogelijke inkomsten: ticketverkoop, verkoop drankjes en eten; subsidies; eigen middelen, sponsors; …

Zorg voor een goede taakverdeling: maak een lijst met alle taken en wie er verantwoordelijk is en zet afspraken op papier
Vastleggen zaal
Reserveer materiaal dat gehuurd moet worden tijdig (tafels, stoelen, belichting, podium, beamer)
Maak een lijst van materiaal dat moet gekocht worden (ingrediënten, papier, tafellakens, borden, bestek,… vuilniszakken, drank, glazen, kurkentrekker …)
Zorg voor wisselgeld voor de bar en ingang
Moet er een (subsidie)aanvraag worden ingediend: wie schrijft die (inhoud: wat, doelstelling, hoe, wanneer, voor wie, budget) en wat is de timing. Wat als je aanvraag niet wordt goedgekeurd (Plan B)
Maak een planning: wat moet wanneer klaar zijn
Bekendmaking activiteit: poster flyers telefoon facebook website mailing, radio … (Wie is verantwoordelijk? Wie maakt het? Wie verspreid het? Wie gaat naar printer? Wat is timing)
Moeten we een kinderactiviteit of kinderhoekje voorzien

Om niks te vergeten kan je gebruik maken van de ‘checklist activiteit’

Ook de financiële planning van je activiteit is belangrijk. Hierbij kan je gebruik maken van de ‘financiële planning activiteit’

Wees op tijd om alles rustig te kunnen klaarzetten. Als verantwoordelijke moet je zeker op tijd zijn en een aanspreekpunt zijn voor alle medewerkers !
Zorg dat je op voorhand al een idee hebt van de zaalindeling en decoratie zodat er niet te veel tijd verloren gaat.
Maak een overzicht van alle taken die op de dag zelf moeten gedaan worden
Geef een goede een duidelijke briefing aan alle medewerkers en vrijwilligers (Wie doet wat en wanneer – een uur- en takenrooster kan handig zijn)
Zorg dat vrijwilligers gratis eten en drinken krijgen
Een klein bedankje: kaartje, plantje of een welgemeende dankjewel!

Tijdens de voorbereiding : met de medewerkers om te checken of alles in orde is zoals afgesproken
Na de activiteit : met deelnemers, vrijwilligers, partners,…