Wat is het UBO-register? + stappenplan
UBO-register stappenplan
Wat is het UBO-register?
In de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme werd er een UBO-register ingevoerd. Dit is een centrale database waarin alle vzw’s hun ‘uiteindelijke begunstigden’ of ‘ultimate beneficial owners’ verplicht moeten registreren.
Het UBO-register stappenplan
Opgelet: de UBO-registratie is verplicht voor alle vzw’s
Wat heb je nodig?
- Een kaartlezer, identiteitskaart & pincode van 1 van de bestuurders
- De namen en rijksregisternummers van alle huidige bestuurders
- Een PDF van de huidige statuten
- Het ondernemingsnummer van je vereniging
STAP 1: Controleer het KBO-register
- Ga naar de website van de KBO https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html
- Vul de naam van je vereniging in onder ‘ nieuwe opzoeking op naam ‘
- Open de link naar het dossier van je vereniging
- Controleer of alle huidige bestuurders in de lijst staan (onder ‘functies ‘)
- Zijn al uw bestuurders vermeld in het register? Ga dan verder naar stap 4.
- Zijn de namen niet correct of onvolledig? Ga dan naar stap 2 en/of 3
STAP 2: Niet alle huidige bestuurders worden vermeld in het KBO-REGISTER
- Ga naar www.myenterprise.be en klik op KBO
- Log in met de ID-kaart van één van de bestuurders of van iemand van het SANKAA-team
- Op de pagina van je vereniging selecteer je: ‘vertegenwoordiger toevoegen’
- Vul het ondernemingsnummer en de naam van je vereniging in en selecteer ‘bestuurder’
- Voeg het rijksregisternummer toe van de persoon die je wilt toevoegen
- Voeg de begindatum toe waarop de persoon bestuurder werd (Misschien moet je hiervoor in oudere statuten zoeken. Je kan deze vinden in het KBO-overzicht van je vereniging onder ‘externe links-publicaties in het staatsblad ‘)
- U hoeft de einddatum niet in te vullen
- Voeg het e-mailadres en telefoonnummer van uw contactpersoon toe
- Voeg uw laatst gepubliceerde statuten toe als bewijs (in PDF)
- Selecteer ‘aanvraag doorsturen’
- U ontvangt een e-mail wanneer de persoon wordt toegevoegd. Ga dan verder met stap 4
STAP 3: Sommige van de in de KBO genoemde personen zijn niet langer bestuursleden
- Stuur een e-mail naar kbo-bce-functions@economiefgov.be
- Vermeld de namen van de vertegenwoordigers die in het KBO-register verschijnen maar niet langer deel uitmaken van het huidige bestuur
- Voeg de statuten toe die gepubliceerd werden in het Belgische staatsblad, waar het ontslag van uw bestuurder werd vermeld
STAP 4: Het UBO-REGISTER
- Gebruik Internet Explorer als browser
- Ga naar https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen
- Scroll naar beneden en selecteer UBO-Register
- Selecteer ‘de toepassing’ onder punt 1
- Log in met de ID-kaart en pincode van één van uw bestuurders
- Selecteer ‘in naam van een onderneming’
- Ga naar ‘Zoek een entiteit’
- Selecteer het bestand van uw vereniging en controleer of de naam en zetel correct zijn ingevuld
- Onder ‘aanvullende informatie’ selecteer je ‘uiteindelijk gerechtigde’. Aangezien het KBO- en UBO-register aan elkaar gekoppeld zijn is het mogelijk dat de namen van uw bestuurders al ingevuld zijn. Als dit het geval is ga dan naar stap 6
- De namen van de bestuurders zijn nog niet ingevuld? Ga dan naar stap 5
STAP 5: Niet alle bestuurders of geen van bestuurders verschijnen in het UBO-register
- Kies ‘wijzigen’ (bovenaan de pagina)
- Scroll naar beneden en selecteer het pictogram (persoon +) onder ‘aanvullende informatie’
- Kies: ‘Voeg personen toe die opgenomen zijn in KBO ‘. Als de namen van je bestuurders worden weergegeven, kun je ze selecteren en toevoegen
- Als de namen van de bestuurders niet worden weergegeven dan vult u de naam en/of het rijksregisternummer in van de personen die u wilt toevoegen, de begindatum van hun mandaat en kiest u ‘ lid van de raad van bestuur’ (onder ‘aard van de controle’)
- Ga naar stap 6
STAP 6: Alle bestuurders worden vermeld of werden toegevoegd
- Sla alle wijzigingen op en controleer of alles klopt
- Druk een bewijs van de registratie af en bewaar het
Volgende instructievideo van het VSF kan nuttig zijn:

Checklist verzekeringen voor verenigingen
Checklist verzekeringen voor verenigingen
Verplichte verzekeringen voor vzw’s
- Burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers. Het gaat hierbij bijna altijd om materiële of lichamelijke schade, toegebracht door vrijwilligers (leden, medewerkers) aan derden (mensen die buiten de VZW staan).
Tip: Sankaa beschikt over een groepsverzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid. Als je aansluit kan je de vrijwilligers van je vereniging aan een voordelig tarief verzekeren. Meer info bij één van de Sankaa-medewerkers - Een arbeidsongevallenverzekering: enkel indien je vzw personeel in dienst heeft.
- Een autoverzekering: enkel indien je vzw’s auto’s bezit.
- Een objectieve-aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing. Voor elk gebouw dat de organisatie gebruikt en dat publiek toegankelijk is. Indien het niet door de verhuurder gedragen wordt.
Niet-verplichte verzekeringen
Aan te raden:
- Een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders van de VZW
Optioneel:
- Een brandverzekering voor uw gebouw en inboedel, eventueel aangevuld met een diefstalverzekering
- Een polis alle risico’s elektronica voor uw PC, laptop, fax,…
- Een verzekering voor tijdelijke manifestaties, tentoonstellingen, optredens en voorstellingen die u organiseert
Meer info? Neem eens een kijkje op: www.scwitch.be/opensource/welke-verplichte-aan-te-raden-en-mogelijke-verzekeringen/
Bron: www.scwitch.be
