In de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme werd er een UBO-register ingevoerd. Dit is een centrale database waarin alle vzw’s hun ‘uiteindelijke begunstigden’ of ‘ultimate beneficial owners’ verplicht moeten registreren.

Opgelet: de UBO-registratie is verplicht voor alle vzw’s

• Een kaartlezer, identiteitskaart & pincode van 1 van de bestuurders
• De namen en rijksregisternummers van alle huidige bestuurders
• Een PDF van de huidige statuten
• Het ondernemingsnummer van je vereniging

1. Ga naar de website van de KBO https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html
2. Vul de naam van je vereniging in onder ‘ nieuwe opzoeking op naam ‘
3. Open de link naar het dossier van je vereniging
4. Controleer of alle huidige bestuurders in de lijst staan (onder ‘functies ‘)
5. Zijn al uw bestuurders vermeld in het register? Ga dan verder naar stap 4.
6. Zijn de namen niet correct of onvolledig? Ga dan naar stap 2 en/of 3

1. Ga naar www.myenterprise.be en klik op KBO
2. Log in met de ID-kaart van één van de bestuurders of van iemand van het SANKAA-team
3. Op de pagina van je vereniging selecteer je: ‘vertegenwoordiger toevoegen’
4. Vul het ondernemingsnummer en de naam van je vereniging in en selecteer ‘bestuurder’
5. Voeg het rijksregisternummer toe van de persoon die je wilt toevoegen
6. Voeg de begindatum toe waarop de persoon bestuurder werd (Misschien moet je hiervoor in oudere statuten zoeken. Je kan deze vinden in het KBO-overzicht van je vereniging onder ‘externe links-publicaties in het staatsblad ‘)
7. U hoeft de einddatum niet in te vullen
8. Voeg het e-mailadres en telefoonnummer van uw contactpersoon toe
9. Voeg uw laatst gepubliceerde statuten toe als bewijs (in PDF)
10. Selecteer ‘aanvraag doorsturen’
11. U ontvangt een e-mail wanneer de persoon wordt toegevoegd. Ga dan verder met stap 4

1. Stuur een e-mail naar kbo-bce-functions@economiefgov.be
2. Vermeld de namen van de vertegenwoordigers die in het KBO-register verschijnen maar niet langer deel uitmaken van het huidige bestuur
3. Voeg de statuten toe die gepubliceerd werden in het Belgische staatsblad, waar het ontslag van uw bestuurder werd vermeld

1. Gebruik Internet Explorer als browser
2. Ga naar https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen
3. Scroll naar beneden en selecteer UBO-Register
4. Selecteer ‘de toepassing’ onder punt 1
5. Log in met de ID-kaart en pincode van één van uw bestuurders
6. Selecteer ‘in naam van een onderneming’
7. Ga naar ‘Zoek een entiteit’
8. Selecteer het bestand van uw vereniging en controleer of de naam en zetel correct zijn ingevuld
9. Onder ‘aanvullende informatie’ selecteer je ‘uiteindelijk gerechtigde’. Aangezien het KBO- en UBO-register aan elkaar gekoppeld zijn is het mogelijk dat de namen van uw bestuurders al ingevuld zijn. Als dit het geval is ga dan naar stap 6
10. De namen van de bestuurders zijn nog niet ingevuld? Ga dan naar stap 5

1. Kies ‘wijzigen’ (bovenaan de pagina)
2. Scroll naar beneden en selecteer het pictogram (persoon +) onder ‘aanvullende informatie’
3. Kies: ‘Voeg personen toe die opgenomen zijn in KBO ‘. Als de namen van je bestuurders worden weergegeven, kun je ze selecteren en toevoegen
4. Als de namen van de bestuurders niet worden weergegeven dan vult u de naam en/of het rijksregisternummer in van de personen die u wilt toevoegen, de begindatum van hun mandaat en kiest u ‘ lid van de raad van bestuur’ (onder ‘aard van de controle’)
5. Ga naar stap 6

1. Sla alle wijzigingen op en controleer of alles klopt
2. Druk een bewijs van de registratie af en bewaar het

Volgende instructievideo van het VSF kan nuttig zijn:

• Burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers. Het gaat hierbij bijna altijd om materiële of lichamelijke schade, toegebracht door vrijwilligers (leden, medewerkers) aan derden (mensen die buiten de VZW staan).
  Tip: Sankaa beschikt over een groepsverzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid. Als je aansluit kan je de vrijwilligers van je vereniging aan een voordelig tarief verzekeren. Meer info bij één van de Sankaa-medewerkers
• Een arbeidsongevallenverzekering: enkel indien je vzw personeel in dienst heeft.
• Een autoverzekering: enkel indien je vzw’s auto’s bezit.
• Een objectieve-aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing. Voor elk gebouw dat de organisatie gebruikt en dat publiek toegankelijk is. Indien het niet door de verhuurder gedragen wordt.

• Een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders van de VZW

• Een brandverzekering voor uw gebouw en inboedel, eventueel aangevuld met een diefstalverzekering
• Een polis alle risico’s elektronica voor uw PC, laptop, fax,…
• Een verzekering voor tijdelijke manifestaties, tentoonstellingen, optredens en voorstellingen die u organiseert

Meer info? Neem eens een kijkje op: www.scwitch.be/opensource/welke-verplichte-aan-te-raden-en-mogelijke-verzekeringen/

Bron: www.scwitch.be