Nieuwjaarsreceptie - zaterdag 18 januari 2020
Nieuwjaarsreceptie zaterdag 18 januari 2020
Op zaterdag 18 januari organiseren we onze jaarlijkse nieuwjaarsreceptie. We nodigen u graag van harte uit om samen met ons te klinken op het nieuwe jaar.
Waar:
Kaffee Taria,
Sporthal Wetteren
Warandelaan 14a, Wetteren
Wanneer:
18/01/20 van 16 tot 20u
FAAB wordt Sankaa
FAAB wordt Sankaa
Sinds onze oprichting in 2007 is er heel wat veranderd. We zijn uitgegroeid van een handvol toegewijde verenigingen tot diverse groep verenigingen die zich dagelijks inzetten voor het creëren van een verbondenheid en betrokkenheid bij hun leden, wat op zijn beurt een motor is voor volwaardige participatie in de Belgische samenleving.
Met de groei kwamen er zowel kansen als uitdagingen op onze weg. Eén daarvan was onze naam. Naarmate we meer bekendheid kregen en nieuwe verenigingen bij onze koepel aansloten werd onze naam immers steeds restrictiever.
De voorbije maanden hebben we samen met onze leden hard gewerkt om een nieuwe, unieke en herkenbare naam te bedenken die bij de verenigingen en de Afrikaanse diaspora in België niet alleen een vertrouwd gevoel oproept maar ook de nieuwe weg die we zijn ingeslagen reflecteert.
Het is ons een genoegen om aan te kondigen dat de Federatie van Anglophone Afrikanen in België (FAAB vzw) vanaf 14 december ‘Sankaa vzw’ wordt.
Bij deze vernieuwing hoort uiteraard niet alleen een nieuwe naam. Sankaa heeft ook een aangepaste visie & missie; een nieuwe huisstijl een een gloednieuwe website. Wij nodigen jullie van harte uit om onze nieuwe website www.sankaa.be te bezoeken voor meer informatie over de onze prioriteiten en ons aanbod voor 2020.
Praktisch kan je ons vanaf nu bereiken op de volgende mailadressen:
info@sankaa.be; griet@sankaa.be; sonja@sankaa.be; theo@sankaa.be; norbert@sankaa.be; evodia@sankaa.be; edna@sankaa.be
Dit werk zou niet gerealiseerd zijn zonder jullie onvoorwaardelijke steun. Wij willen jullie dan ook van harte bedanken voor jullie inbreng en medewerking.
Het SANKAA – team
14 december 2019
Bizztax voor VZW’s
BizTax tutorial for VZW
Hoe vul ik de belasting in van mijn VZW op Biztax
Update : naast het gebruik van je ID-kaart en kaartlezer kan je nu ook gemakkelijk inloggen via Itsme
Mise à jour : en plus d’utiliser votre carte d’identité et votre lecteur de carte, vous pouvez désormais également vous connecter facilement via Itsme
Update: in addition to using your ID card and card reader, you can now also easily log in via Itsme
Ondertitels (CC) beschikbaar in het Nederlands, Engels en Frans.
Hoofdstukken
00:00Intro
00:15Benodigdheden
01:50Biztax online
02:12ID card reader of itsme app
05:51mijn aangiften
07:00Outro
Checklist verplichtingen voor vzw's
CHECKLIST VERPLICHTINGEN voor vzw's
Administratieve verplichtingen
Jaarlijks
Minimum één algemene vergadering bijeenroepen
Minimum één raad van bestuur bijeenroepen
Doorlopend
De vzw-gegevens op alle officiële documenten vermelden
Een vzw-register bijhouden (ledenlijsten, alle beslissingen en verslagen, boekhoudkundige documenten)
De statuten en alle wijzigingen van de statuten publiceren in het Staatsblad
Fiscale verplichtingen
Jaarlijks
De rechtspersonenbelasting indienen (Biztax – elektronisch)
De patrimoniumbelasting indienen. Dit is een belasting op de waarde van de bezittingen van de vzw (aangifte op papier)
Fiscale fiches indienen (indien van toepassing – elektronisch)
Doorlopend
Het UBO-register aanvullen of aanpassen (elektronisch)
BTW-verplichtingen (indien van toepassing)
Boekhoudkundige verplichtingen
Jaarlijks
De jaarrekening opmaken, laten goedkeuren door algemene vergadering en neerleggen bij Rechtbank van Koophandel
Doorlopend
Een kasdagboek bijhouden (voor kleine vzw’s)
Andere verplichtingen
Jaarlijks:
Afsluiten van vrijwilligersverzekering burgerlijke aansprakelijkheid (verplicht)
Afsluiten van een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid (niet verplicht, wel aan te raden)
Voorwaarden tot lidmaatschap en verwachtingen naar lidverenigingen
VOORWAARDEN TOT LIDMAATSCHAP EN VERWACHTINGEN NAAR LIDVERENIGINGEN
Voorwaarden
- Je bent een non-profit vereniging actief in één van volgende domeinen: socio-cultureel; jongeren; senioren, solidariteit, kunst(educatie), sport, gezondheid, onderwijs, tewerkstelling,…
- Je vereniging is gericht op het faciliteren van de participatie van haar leden aan het sociale, economische, culturele en politieke leven in de samenleving
- Je vereniging staat open voor samenwerking en is bereid bruggen te bouwen tussen haar leden en de bredere samenleving
- Je vereniging onderschrijft de visie van SANKAA en helpt ons onze doelstellingen te verwezenlijken
- Je vereniging onderneemt geen acties die in strijd zijn met de visie van Sankaa of haar imago kunnen schaden
- Je vereniging onderschrijft, en werkt volgens de democratische principes en het verdrag van de rechten van de mens
Verwachtingen
- Je vereniging organiseert jaarlijks minstens 3 open activiteiten
- Je vereniging stuurt minstens jaarlijks een activiteitenoverzicht door naar Sankaa (ter verantwoording naar de subsidiegevers)
- Je neemt deel aan minimum één van de activiteiten van Sankaa
Wat kan je vereniging verwachten van Sankaa
Wat kan je vereniging verwachten van Sankaa
Kader
Sankaa is erkend als vereniging door het Vlaams ministerie van cultuur, afdeling sociaal-cultureel volwassenenwerk en door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) dienst cultuur als regionale vereniging.
Dit betekent dat we binnen hun kader opereren en dat bepaalde soorten van ondersteuning niet mogelijk zijn. Sankaa kan beslissen een aantal thema’s toch op te nemen buiten de reguliere werking. Dit kan oa via projecten en met externe financiële ondersteuning.
Meer info kan je vinden bij je regiomedewerker of op: http://www.sociaalcultureel.be/volwassenen/decreet2017.aspx voor Vlaanderen en op https://www.vgc.be/subsidies-en-dienstverlening/cultuur voor het Brussels gewest.
Wat kan Sankaa doen voor jou en je vereniging?
- Inhoudelijke ondersteuning en coaching rond projecten; het leiden van je vereniging; het opmaken van een planning, de betrokkenheid in je vereniging verhogen…
- Ondersteuning bij het plannen, organiseren en evalueren van activiteiten en projecten
- Ondersteuning rond het aangaan van succesvolle samenwerkingen
- Ondersteuning bij het schrijven van projectdossiers
- Ondersteuning bij de bekendmaking van je activiteiten en het aanmaken van promotiemateriaal
- Ondersteuning op maat rond de administratieve verplichtingen van je vereniging
- Het organiseren van vorming rond thema’s die relevant zijn voor je vereniging: op vraag
- Je vereniging in contact brengen met relevante partners en overheden
- Het mee opvolgen van beleidswerk/belangenbehartiging rond onderwijs, huisvesting, werk,…
- Het faciliteren van samenwerkingen tussen lidverenigingen en/of andere partners
- Relevante informatie bieden rond onderwijs, huisvesting, jobs, verkiezingen en andere maatschappelijk relevante thema’s
- Dienen als een platform voor thema’s die van belang zijn voor je vereniging en je achterban
- Je vereniging en de leden toeleiden naar en in contact brengen met relevante reguliere diensten en instanties
Neem zeker eens een kijkje bij AANBOD voor meer informatie!
Welke ondersteuning kunnen we niet bieden:
- We zijn een non profit organisatie. We opereren grotendeels binnen de volgende domeinen: sociaal cultureel werk, versterken van mensen, sociale inclusie, educatie,… en dit voor volwassenen. Andere domeinen zijn mogelijk mits externe ondersteuning
- Sankaa is actief in Vlaanderen en Brussel
- Er kan geen directe financiële ondersteuning worden gegeven aan lidverenigingen
- Sankaa vervult een brugfunctie: we leiden mensen toe naar en werken samen met reguliere instanties, maar het is niet de bedoeling onze eigen diensten op te richten
- Wanneer er vanuit een groot aantal lidverenigingen een vraag komt naar een ander soort ondersteuning zal op het bestuur worden bekeken of dit haalbaar en realistisch is en of dit al dan niet binnen de reguliere werking kan worden opgenomen
- Individuele dienstverlening: de regionale medewerkers kunnen leden van de verenigingen toeleiden naar reguliere diensten en instanties maar kunnen geen intensieve begeleiding bieden mbt persoonlijke vragen
Opmaken of wijzigen van de statuten van je vereniging
Opmaken of wijzigen van de statuten van je vereniging
1. Oprichting van een vzw
STAP 1 – Opmaak van de statuten
Bij Switch kan je modelstatuten vinden. Deze zijn opgemaakt door experts en bevatten alle wettelijk verplichte bepalingen. Je kan telken kiezen wat relevant is voor je vereniging:
https://scwitch.be/wp-content/uploads/2019/10/SCWITCH-Modelstatuten-versie-okt-2019.pdf
STAP 2 – Opmaak formulieren voor publicatie
Wat heb je nodig:
- Je oprichtingsakte met je statuten
- Formulier I: Luik A + B+ C in 3 exemplaren http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_n.htm
- Naam en adres van de oprichters
- Naam, adres, geboortedatum-en plaats, rijksregisternummer en functie van de bestuurders
- Vul formulier I : LUIK A + B + C in en onderteken waar nodig
STAP 3 – Publicatie en neerlegging in het Belgisch Staatsblad
Betaling
- Betaal eerst voor de publicatie per overschrijving. Vergeet niet het betalingsbewijs mee te sturen
- Tarieven en info : http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/vzw_new_2019.pdf
Verzending:
- Electronisch : www.egriffie.be
- Schriftelijk : op de griffie van de ondernemingsrechtbank, bevoegd voor de plaats waar de zetel van de vzw gevestigd is
2. Wijziging van de statuten
STAP 1 – Wijziging van de statuten
Bij Switch kan je modelstatuten vinden. Deze zijn opgemaakt door experts en bevatten alle wettelijk verplichte bepalingen. Je kan telken kiezen wat relevant is voor je vereniging:
https://scwitch.be/wp-content/uploads/2019/10/SCWITCH-Modelstatuten-versie-okt-2019.pdf
STAP 2 – Opmaak formulieren voor publicatie
- Formulier I luik A+B invullen en
Bij verandering van de benaming: formulier II
Bij wijziging van het bestuur: formulier II A + C
- Formulieren kunnen gedownload worden op http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_n.htm
- Vergeet niet te ondertekenen
STAP 3 – Publicatie en neerlegging in het Belgisch Staatsblad
Betaling
- Betaal eerst voor de publicatie per overschrijving. Vergeet niet het betalingsbewijs mee te sturen
- Tarieven en info : http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/vzw_new_2019.pdf
Verzending:
- Enkel schriftelijk op de griffie van de ondernemingsrechtbank, bevoegd voor de plaats waar de zetel van de vzw gevestigd is
3. Stopzetting van de vzw
De meest aangewezen en weg om dit te doen via ‘vrijwillige ontbinding’. Andere mogelijkheid is via de rechtbank). Hier zijn er twee mogelijkheden:
SYSTEEM 1. De ontbinding en vereffening in 1 akte (Slechts 1 publicatie en 1 algemene vergadering)
- Er wordt geen vereffenaar aangeduid
- Alle schulden moeten betaald zijn
- er moet een verslag van het bestuursorgaan zijn dat bevestigd wordt door een accountant
- alle leden moeten aanwezig zijn of vertegenwoordigd zijn én het ermee eens zijn
- nodige documenten kan u vinden in Stap 3 en neerlegging in Stap 4 (hieronder)
SYSTEEM 2. gewone procedure in 2 stappen ( 2 publicaties)
STAP 1
- De stopzetting moet op de algemene vergadering worden beslist.
- Op algemene vergadering moet er een vereffenaar aangeduid worden. Dit kan iemand van de vzw zijn.
- Een stopzetting kan enkel gebeuren wanneer er geen activa of passiva meer in de vzw aanwezig zijn. De vereffenaar moet kijken of er geen betalingen of schulden meer zijn en moet ook de rekeningen afsluiten.
- De vereffenaar moet er ook voor zorgen dat de betaling voor de publicatie van de stopzetting in het staatsblad in orde is.
STAP 2
- Op een 2de algemene vergadering (na vereffening) wordt overgegaan tot definitieve sluiting en wordt de vereffenaar uit zijn taak ontzet
STAP 3
- Formulier I luik A+B en Formulier II Luik C (door de vereffenaar in 2de geval) moeten worden ingevuld
- Formulieren kunnen gedownload worden op : http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_n.htm
- Vergeet niet te ondertekenen
STAP 4
- Neerleggen van de publicatie : enkel schriftelijk op de griffie van de ondernemingsrechtbank, bevoegd voor de plaats waar de zetel van de vzw gevestigd is
Activiteitenwijzer
Activiteitenwijzer
1. HET IDEE
Volgende vragen moeten beantwoord worden:
Algemeen
- Wat gaan we doen? Wanneer gaan we dit doen? Hoe gaan we het aanpakken?
- Ideetjes zijn gemakkelijk op papier of in het hoofd maar zijn ze ook haalbaar, realistisch en is er interesse voor ?
- Maak eventueel een werkgroep. Zorg ervoor dat iedereen betrokken wordt en delegeer taken
- Tip: spreek er met de federatie over
Soort activiteit
- Past deze activiteit bij ons, hebben we er genoeg kennis voor, ligt het in de lijn van de werking van onze vzw?
- Welke methodiek gaan we hiervoor gebruiken (feest, workshop, uitstap, infosessie,…)
- Wat willen we bereiken ?
- Probeer creatief te zijn
Partners
- Zijn er andere organisaties die rond hetzelfde werken en er eventueel al ervaring in hebben of kunnen jullie elkaar aanvullen?
- Kan er samengewerkt worden?
- Is er een win win voor iedereen?
Doelgroep
- Wie wil je aanspreken met de activiteit ? Kinderen ? Vrouwen? Volwassen ? ,…
- Hoeveel deelnemers verwachten jullie?
- Hebben zij specifieke kenmerken/noden die de activiteit beïnvloeden ? bv Taal, budget, mobiliteit, kinderopvang …
Plaats & datum
- Grootte van zaal in functie van het soort activiteit
- Bereikbaarheid met openbaar vervoer of wagen. Is er parkeergelegenheid?
- Wat is de prijs van de zaal?
- Is er eventueel een keuken nodig?
- Zijn er tafels, stoelen, elektriciteit, wifi, ..
- Mag je eigen drank en eten meebrengen?
- Wat zijn de regels voor gebruik?
- Kijk eerst of de zaal beschikbaar is en reserveer. Hiervoor heb je vaak volgende gegevens nodig : naam van de vzw, naam van de activiteit, naam en contact van de verantwoordelijke, datum, begin en einduur, programma, verwacht aantal deelnemers…
- Is het een buitenactiviteit ? Kijk dan of er een vergunning nodig is. Is het het juiste seizoen?
- Is het geen feestdag ? Kijk of het niet in een vakantie ligt, of juist wel.
Wat kost het ?
- Zijn er subsidies nodig en/of mogelijk ?
- Zet alle kosten op een rijtje/ bekijk dan alle uitgaven en mogelijke inkomsten. Is het haalbaar?
- Moeten deelnemers betalen ?
- Mogelijke uitgaven: Communicatie (folders, telefoon, posters); zaal; sprekers, culturele groep, moderator; vrijwilligers, verplaatsingskosten; huur materiaal; aankoop klein materiaal (ingrediënten, drank, bordjes, bestek, tafelkleedjes…); catering, fotograaf; bus of ander vervoersmiddel; decoratie; bedankingen, verzekeringen; sabam; onvoorziene kosten,…
- Mogelijke inkomsten: ticketverkoop, verkoop drankjes en eten; subsidies; eigen middelen, sponsors; …
Verplichtingen
- Draai je muziek of komt er een groep : zeker aangeven bij Sabam
- Zorg dat je vrijwilligers verzekerd zijn
- Moet er een extra verzekering voor het gebruik van de zaal genomen worden?
- Is er een vergunning nodig in geval van een buitenactiviteit?
2. DE UITWERKING
De voorbereiding
- Zorg voor een goede taakverdeling: maak een lijst met alle taken en wie er verantwoordelijk is en zet afspraken op papier
- Vastleggen zaal
- Reserveer materiaal dat gehuurd moet worden tijdig (tafels, stoelen, belichting, podium, beamer)
- Maak een lijst van materiaal dat moet gekocht worden (ingrediënten, papier, tafellakens, borden, bestek,… vuilniszakken, drank, glazen, kurkentrekker …)
- Zorg voor wisselgeld voor de bar en ingang
- Moet er een (subsidie)aanvraag worden ingediend: wie schrijft die (inhoud: wat, doelstelling, hoe, wanneer, voor wie, budget) en wat is de timing. Wat als je aanvraag niet wordt goedgekeurd (Plan B)
- Maak een planning: wat moet wanneer klaar zijn
- Bekendmaking activiteit: poster flyers telefoon facebook website mailing, radio … (Wie is verantwoordelijk? Wie maakt het? Wie verspreid het? Wie gaat naar printer? Wat is timing)
- Moeten we een kinderactiviteit of kinderhoekje voorzien
Om niks te vergeten kan je gebruik maken van de ‘checklist activiteit’
Ook de financiële planning van je activiteit is belangrijk. Hierbij kan je gebruik maken van de ‘financiële planning activiteit’
3. VERLOOP VAN DE ACTIVITEIT
- Wees op tijd om alles rustig te kunnen klaarzetten. Als verantwoordelijke moet je zeker op tijd zijn en een aanspreekpunt zijn voor alle medewerkers !
- Zorg dat je op voorhand al een idee hebt van de zaalindeling en decoratie zodat er niet te veel tijd verloren gaat.
- Maak een overzicht van alle taken die op de dag zelf moeten gedaan worden
- Geef een goede een duidelijke briefing aan alle medewerkers en vrijwilligers (Wie doet wat en wanneer – een uur- en takenrooster kan handig zijn)
- Zorg dat vrijwilligers gratis eten en drinken krijgen
- Een klein bedankje: kaartje, plantje of een welgemeende dankjewel!
4. EVALUATIE
Met wie?
- Tijdens de voorbereiding : met de medewerkers om te checken of alles in orde is zoals afgesproken
- Na de activiteit : met deelnemers, vrijwilligers, partners,…
Wat?
- Wat was er goed ?
- Wat was er minder goed ?
- Tips voor volgende activiteit ?
Vergoedingen voor vrijwilligers
Vergoedingen voor vrijwilligers
Werk je met vrijwilligers?
Voor al je vragen kan je terecht bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. Neem zeker eens een kijkje op hun website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be
Wil je je vrijwilligers vergoeden?
Meer info over de mogelijke vergoedingen en de bedragen kan je hier vinden: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kosten-en-vergoedingen/
Kostennotas
Een template voor vrijwilligersvergoedingen kan je hier vinden:
https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/kostennotas/
Boekhouding kleine VZW - template
Boekhouding kleine VZW - template
Hoe gebruik ik dit Google Sheet bestand?
- Login Google
- Klik File > Make a copy
- Sla dit bestand op jouw eigen Google Drive of die van jouw organisatie.
Heb je geen Google account?
Dan kan je hier het excel bestand downloaden.