Jaarlijks
Minimum één algemene vergadering bijeenroepen
Minimum één raad van bestuur bijeenroepen

Doorlopend
De vzw-gegevens op alle officiële documenten vermelden
Een vzw-register bijhouden (ledenlijsten, alle beslissingen en verslagen, boekhoudkundige documenten)
De statuten en alle wijzigingen van de statuten publiceren in het Staatsblad

Jaarlijks
De rechtspersonenbelasting indienen (Biztax – elektronisch)
De patrimoniumbelasting indienen. Dit is een belasting op de waarde van de bezittingen van de vzw (aangifte op papier)
Fiscale fiches indienen (indien van toepassing – elektronisch)

Doorlopend
Het UBO-register aanvullen of aanpassen (elektronisch)
BTW-verplichtingen (indien van toepassing)

Jaarlijks
De jaarrekening opmaken, laten goedkeuren door algemene vergadering en neerleggen bij Rechtbank van Koophandel

Doorlopend
Een kasdagboek bijhouden (voor kleine vzw’s)

Jaarlijks:
Afsluiten van vrijwilligersverzekering burgerlijke aansprakelijkheid (verplicht)
Afsluiten van een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid (niet verplicht, wel aan te raden)

STAP 1  – Opmaak van de statuten   

Bij Switch kan je modelstatuten vinden.  Deze zijn opgemaakt door experts en bevatten alle wettelijk verplichte bepalingen.  Je kan telken kiezen wat relevant is voor je vereniging:

https://scwitch.be/wp-content/uploads/2019/10/SCWITCH-Modelstatuten-versie-okt-2019.pdf

STAP 2 – Opmaak formulieren voor publicatie

Wat heb je nodig:

• Je oprichtingsakte met je statuten  
• Formulier I: Luik A + B+ C  in 3 exemplaren http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_n.htm
• Naam en adres van de oprichters
• Naam, adres, geboortedatum-en plaats, rijksregisternummer en functie van de bestuurders

• Vul formulier I : LUIK A + B + C  in en onderteken waar nodig

STAP 3  – Publicatie en neerlegging in het Belgisch Staatsblad 

Betaling

• Betaal eerst voor de publicatie per overschrijving.  Vergeet niet het betalingsbewijs mee te sturen
• Tarieven en info : http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/vzw_new_2019.pdf

Verzending:

• Electronisch : www.egriffie.be

• Schriftelijk : op de griffie van de ondernemingsrechtbank, bevoegd  voor de plaats waar de zetel van de vzw gevestigd is  

STAP 1  – Wijziging van de statuten   

Bij Switch kan je modelstatuten vinden.  Deze zijn opgemaakt door experts en bevatten alle wettelijk verplichte bepalingen.  Je kan telken kiezen wat relevant is voor je vereniging:

https://scwitch.be/wp-content/uploads/2019/10/SCWITCH-Modelstatuten-versie-okt-2019.pdf

STAP 2 – Opmaak formulieren voor publicatie

• Formulier I luik A+B invullen en 

Bij verandering van de benaming: formulier II

Bij wijziging van het bestuur: formulier  II A + C

• Formulieren kunnen gedownload worden op http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_n.htm 
• Vergeet niet te ondertekenen

STAP 3  – Publicatie en neerlegging in het Belgisch Staatsblad 

Betaling

• Betaal eerst voor de publicatie per overschrijving.  Vergeet niet het betalingsbewijs mee te sturen
• Tarieven en info : http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/vzw_new_2019.pdf

Verzending:

• Enkel schriftelijk  op de griffie van de ondernemingsrechtbank, bevoegd  voor de plaats waar de zetel van de vzw gevestigd is  

De meest aangewezen en  weg om dit te doen via   ‘vrijwillige ontbinding’. Andere mogelijkheid is via de rechtbank). Hier zijn er twee mogelijkheden:

SYSTEEM 1. De ontbinding en vereffening in 1 akte (Slechts 1 publicatie en 1 algemene vergadering)

• Er wordt geen vereffenaar aangeduid
• Alle schulden moeten betaald zijn
• er moet een verslag van het bestuursorgaan zijn dat bevestigd wordt door een accountant
• alle leden moeten aanwezig zijn of vertegenwoordigd zijn én het ermee eens zijn
• nodige documenten kan u vinden in Stap 3 en neerlegging in Stap 4 (hieronder)

SYSTEEM 2. gewone procedure in 2 stappen ( 2 publicaties)

STAP 1

• De stopzetting moet op de algemene vergadering worden beslist. 
• Op algemene vergadering moet er een vereffenaar aangeduid worden. Dit kan iemand van de vzw zijn. 
• Een stopzetting kan enkel gebeuren wanneer er geen activa of passiva meer in de vzw aanwezig zijn. De vereffenaar moet kijken of er geen betalingen of schulden meer zijn en moet ook de rekeningen afsluiten. 
• De vereffenaar moet er ook voor zorgen dat de betaling voor de publicatie van de stopzetting in het staatsblad in orde is.

STAP 2

• Op een 2de algemene vergadering (na vereffening) wordt overgegaan tot definitieve sluiting en wordt de vereffenaar uit zijn taak ontzet

STAP 3

• Formulier I luik A+B  en Formulier II Luik C (door de vereffenaar in 2de geval) moeten worden ingevuld

• Formulieren kunnen gedownload worden op : http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_n.htm 
• Vergeet niet te ondertekenen

STAP 4

• Neerleggen van de publicatie : enkel schriftelijk op de griffie van de ondernemingsrechtbank, bevoegd  voor de plaats waar de zetel van de vzw gevestigd is  

Volgende vragen moeten beantwoord worden:

Algemeen

• Wat gaan we doen?  Wanneer gaan we dit doen?  Hoe gaan we het aanpakken?
• Ideetjes zijn gemakkelijk op papier of in het hoofd  maar zijn ze ook haalbaar, realistisch en is er interesse voor ? 
• Maak eventueel een werkgroep.  Zorg ervoor dat iedereen betrokken wordt en delegeer taken
• Tip: spreek er met de federatie over

Soort activiteit

• Past deze activiteit bij ons, hebben we er genoeg kennis voor, ligt het in de lijn van de werking van onze vzw? 
• Welke methodiek gaan we hiervoor gebruiken (feest, workshop, uitstap, infosessie,…)
• Wat willen we bereiken ? 
• Probeer creatief te zijn

Partners

• Zijn er andere organisaties die rond hetzelfde werken en  er eventueel al ervaring in hebben of kunnen jullie elkaar aanvullen?
• Kan er samengewerkt worden?
• Is er een win win voor iedereen? 

Doelgroep

• Wie wil je aanspreken met de activiteit ? Kinderen ? Vrouwen? Volwassen ? ,…
• Hoeveel deelnemers verwachten jullie? 
• Hebben zij specifieke kenmerken/noden die de activiteit beïnvloeden ? bv Taal, budget, mobiliteit,  kinderopvang …

Plaats & datum

• Grootte van zaal in functie van het soort activiteit
• Bereikbaarheid met openbaar vervoer of wagen.  Is er parkeergelegenheid?
• Wat is de prijs van de zaal?
• Is er eventueel een keuken nodig?
• Zijn er tafels, stoelen, elektriciteit, wifi, ..
• Mag je eigen drank en eten meebrengen?
• Wat zijn de regels voor gebruik? 
• Kijk eerst of de zaal  beschikbaar is en reserveer.  Hiervoor heb je vaak volgende gegevens nodig : naam van de vzw, naam van de activiteit, naam en contact van de verantwoordelijke, datum, begin en einduur, programma, verwacht aantal deelnemers…
• Is het een buitenactiviteit ? Kijk dan of er een vergunning nodig is.  Is het het juiste seizoen?
• Is het geen feestdag ? Kijk of het niet in een vakantie ligt, of juist wel. 

Wat kost het ? 

• Zijn er subsidies nodig en/of mogelijk ?
• Zet alle kosten op een rijtje/ bekijk dan alle uitgaven en mogelijke inkomsten. Is het haalbaar? 
• Moeten deelnemers betalen ? 
• Mogelijke uitgaven:  Communicatie (folders, telefoon, posters); zaal; sprekers, culturele groep, moderator; vrijwilligers, verplaatsingskosten; huur materiaal; aankoop klein materiaal  (ingrediënten, drank, bordjes, bestek, tafelkleedjes…); catering, fotograaf; bus of ander vervoersmiddel; decoratie; bedankingen, verzekeringen; sabam; onvoorziene kosten,…

• Mogelijke inkomsten: ticketverkoop, verkoop drankjes en eten; subsidies; eigen middelen, sponsors; …

Verplichtingen 

• Draai je muziek of komt er een groep : zeker aangeven bij Sabam
• Zorg dat je vrijwilligers verzekerd zijn
• Moet er een extra verzekering voor het gebruik van de zaal genomen worden?
• Is er een vergunning nodig in geval van een buitenactiviteit?

De voorbereiding

• Zorg voor een goede taakverdeling: maak een lijst met alle taken en wie er verantwoordelijk is en zet afspraken op papier
• Vastleggen zaal 
• Reserveer materiaal dat gehuurd moet worden tijdig  (tafels, stoelen, belichting, podium, beamer)
• Maak een lijst van materiaal dat moet gekocht worden (ingrediënten, papier, tafellakens, borden, bestek,… vuilniszakken, drank, glazen, kurkentrekker …)
• Zorg voor wisselgeld voor de bar en ingang
• Moet er een (subsidie)aanvraag worden ingediend: wie schrijft die (inhoud: wat, doelstelling, hoe, wanneer, voor wie, budget) en wat is de timing.  Wat als je aanvraag niet wordt goedgekeurd (Plan B)
• Maak een planning: wat moet wanneer klaar zijn
• Bekendmaking activiteit: poster flyers telefoon facebook website mailing, radio … (Wie is verantwoordelijk?  Wie maakt het? Wie verspreid het? Wie gaat naar printer? Wat is timing)
• Moeten we een kinderactiviteit of kinderhoekje voorzien

Om niks te vergeten kan je gebruik maken van de ‘checklist activiteit’

Ook de financiële planning van je activiteit is belangrijk. Hierbij kan je gebruik maken van de ‘financiële planning activiteit’

• Wees op tijd om alles rustig te kunnen klaarzetten.  Als verantwoordelijke moet je zeker op tijd zijn en een aanspreekpunt zijn voor alle medewerkers ! 
• Zorg dat je op voorhand al een idee hebt van de zaalindeling en decoratie zodat er niet te veel tijd verloren gaat.
• Maak een overzicht van alle taken die op de dag zelf moeten gedaan worden
• Geef een goede een duidelijke briefing aan alle medewerkers en vrijwilligers (Wie doet wat en wanneer –  een uur- en takenrooster kan handig zijn)
• Zorg dat vrijwilligers gratis eten en drinken krijgen
• Een klein bedankje: kaartje, plantje of een welgemeende dankjewel!

Met wie?

• Tijdens de voorbereiding : met de medewerkers om te checken of alles in orde is zoals afgesproken
•  Na de activiteit : met deelnemers, vrijwilligers, partners,…

Wat?

• Wat was er goed ?
• Wat was er minder goed ? 
• Tips voor volgende activiteit ?

Voor al je vragen kan je terecht bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. Neem zeker eens een kijkje op hun website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be

Meer info over de mogelijke vergoedingen en de bedragen kan je hier vinden: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kosten-en-vergoedingen/

Een template voor vrijwilligersvergoedingen kan je hier vinden:
https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/kostennotas/